19. März 2020

POMM – Powerful Online Meetings Moderieren

Wie Begegnung im virtuellen Raum gelingen kann. Teil 1

Allgemein | Change | facilitation | Iris Koblet | Transformation | Un-Conference

Eine Un-Conference als Kickoff für eine Lernreise

Das Virus trifft uns alle bis ins Mark und erfordert grösstmögliche Flexibilität, und dies vor allem auch in der Zusammenarbeit. Bewährte und eingeübte Formen des sozialen Miteinanders verloren binnen weniger Tage an Bedeutung, da wir uns plötzlich nur noch im virtuellen Raum begegnen dürfen.

Wir stehen alle vor der grossen Herausforderung unseren Arbeitsalltag von heute auf morgen in die virtuelle Welt zu transformieren. Die Herausforderung dabei ist nicht einfach ein Videokonferenz Tool zur Verfügung zu haben, sondern vielmehr den virtuellen Raum so zu gestalten, dass wir dabei kreativ, effizient und sozial verbunden bleiben, also echte Arbeitsergebnisse erzielen, und im besten Fall noch gemeinsam lachen können.

Bei Leif verstehen wir uns als Gestalter von «Begegnungs-Räumen» und so entdecken auch wir den virtuellen Raum neu und loten seine Möglichkeiten aus. Wir haben unsere Lernreise «Powerful Online Meetings Moderieren» – kurz «POMM» gestartet: steigt ein, macht mit, folgt uns.

Unser Experiment

Auf unserer Entdeckungsreise haben wir zusammen mit über 20 Interessierten aus unserem Umfeld zum Auftakt ein kleines Experiment gestartet. Im vollen Bewusstsein, dass analoge Formate sich nicht 1:1 auf die virtuelle Welt übertragen lassen, machten wir unsere erste Online Un-Conference Erfahrung. Eine Un-Conference ist ein Format, das von den Teilnehmenden selbst gestaltet wird. Der Raum für den Austausch ist stark strukturiert, die Diskussionsthemen und Fragestellungen werden von den Teilnehmenden eingebracht und in selbstorganisierten Break-Out Gruppen diskutiert, ähnlich einem Barcamp. Mit «Powerful Online Meetings Moderieren» haben wir das Thema selbst auch gleich zum Motto unserer virtuellen Diskussion gemacht. Wir waren neugierig zu erfahren, welche Fragen unser Umfeld bezüglich Online-Facilitation beschäftigen und im Doing parallel auch unser Wissen zu erweitern.

Unser verwendetes Tool-Kit für die Un-Conference

  • Zoom für den gemeinsamen Raum und für die Break-Out Räume
  • Trello als Whiteboard zur Ideensammlung
  • Mentimeter für Feedback

Unsere ersten Learnings

Der Moderator oder Host ist neu und ganz anders gefordert als im physischen Raum. Dennoch, wie auch analog, sind es mehrere altbekannte Dimensionen, die man in allen Gestaltungsphasen (Meetingvorbereitung, -durchführung, -nachbereitung) gut im Auge behalten sollte:

  1. Inhaltliche Dimension: Welche Methoden sind hilfreich? Wie und an welcher Stelle helfen Visualisierungen, mit welchen Tools? Wo braucht es Input zum Thema, in welcher Form? Wo ist eine Vorbereitung der Teilnehmer sinnvoll?
  2. Zeitliche, strukturelle Dimension: immer wieder Orientierung schaffen, Zeitmanagement aktiv betreiben, Rollenverteilung und eine klare Steuerung.
  3. Soziale Dimension: Wie die Aufmerksamkeit und den Kontakt halten? Wie Beteiligung ermöglichen? Wie Check-in und Check-out gestalten? Wie die (notwendigen) Pausen ermöglichen?
  4. Technische Dimension: hinzu kommt die technische Ebene, die über Erfolg und Misserfolg eines Online Formates entscheiden kann. Zum Einstieg bedarf es einiger technischer Instruktionen und Verbindungskontrollen. Für den technischen Check-in sollte man daher ausreichend Zeit einplanen. Die Rolle der Co-Moderation gleicht im virtuellen Raum jener des Co-Piloten, der zur rechten Zeit die technischen Weichen stellt, aber auch die Teilnehmer werden beim Wechsel von Tools und virtuellen Räumen technisch und in ihrer Aufmerksamkeit gefordert.

Ein Fazit von uns für alle online Moderatoren: PRÄSENZ

Moderation verschiebt sich im virtuellen Raum zugunsten der Zeit -und Strukturdimension: Eine exakte Ablaufplanung, vernünftige Zeitfenster, logischer Einsatz und klare Abfolge von Tools und eine systematische Steuerung der Teilnehmenden sorgen für Orientierung und sind zentral, um die Teilnehmer auf dem Weg nicht zu verlieren.

Das Fehlen von Blickkontakt und Körpersprache machen den Austausch höchst anspruchsvoll. Die Aktivierung der Teilnehmenden gelingt durch gezielte Ansprache, ebenso wie die Steuerung der Wortmeldungen. Stringenz in der Moderation stellt sicher, dass der Fokus gehalten wird und Interaktion zielführend gelingt. Der Moderator muss sich bewusst sein, dass seine Präsenz über Erfolg und Misserfolg stark mitentscheidet.

Unser Experiment hat Spass gemacht und Lust, virtuelle Formate zu gestalten und neu zu erfinden. Wir und unsere Teilnehmenden konnten in 1.5 Stunden gehaltvolle Erfahrungen sammeln. Die Moderation im virtuellen Raum ist ein Handwerk, das erlernt werden muss. Den Vorbereitungsaufwand sollte man nicht unterschätzen. Dieser ist wichtig und anders als im physischen Raum. Mit zunehmender technischer Souveränität steigt bestimmt auch hier wieder die Gestaltungsflexibilität. Für den Einstieg gilt: Prepare, prepare, prepare!

Wir bleiben dran und werden nun aus Breite Tiefe generieren. Folgen Sie uns auf unserem Weg.

Bei Iris Koblet direkt für unser nächstes Experiment im virtuellen Raum anmelden.