26. März 2020

POMM – Powerful Online Meetings Moderieren

Wie Begegnung im virtuellen Raum gelingen kann. Teil 2

Allgemein | Change | facilitation | Iris Koblet | Transformation | Un-Conference

Episode 2: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Es gibt nur einen Weg, der zu einem gehaltvollen Meeting führt: eine gute Vorbereitung! Diese Erkenntnis ist nicht neu, im virtuellen Raum zahlt sie sich aber doppelt aus. Durch die räumliche Trennung der Akteure verändert sich die zwischenmenschliche Interaktion, Spontaneität und eine natürliche Abstimmung fallen weg und ordnende Strukturen gewinnen an Bedeutung. Genau diese Strukturen gilt es im Vorfeld präzise durchzudenken und aufzusetzen.

Setting goals – Gehaltvolle Meetings brauchen ein klares Ziel

Über die zunehmende Bedeutung der Zeit- Strukturdimension haben wir in unserem letzten Beitrag zu unserer Lernreise (https://itsleif.ch/pomm/) schon berichtet. Wir haben festgestellt, dass bei virtuellen Meetings und Workshops das Setzen von Zielen und das Bewusstsein über den gewünschten Output noch mehr an Bedeutung gewinnen, als dies bei physischen Arbeitstreffen ohnedies schon der Fall ist. Die Zielklarheit hilft bei der Erstellung des Ablaufs und der Steuerung der Diskussionen aus der Distanz sowie der Wahl des geeigneten Collaboration Tools. Den Teilnehmenden gibt ein klares Ziel Orientierung, was sie beim Halten des Fokus unterstützt und so gute Arbeitsergebnisse überhaupt erst möglich macht.

Setting the scene – mit dem geeigneten Tool den Schauplatz gestalten

Während im physischen Raum Lichtverhältnisse, Raumgrösse, Setting oder die verfügbare Infrastruktur an erster Stelle stehen, ist die Gestaltung des virtuellen Schauplatzes deutlich komplexer. Es lohnt sich beim Aufsetzen der Meeting-Struktur über den Einsatz verschiedener Tools nachzudenken, die das Ziel des Meetings am besten unterstützen.

Collaboration Tools

Welches Tool zum Einsatz kommt ist stark von der gewünschten Interaktion abhängig. Ist diese one-way, im Sinne einer blossen Informationsteilung, soll ein angeregter Dialog entstehen oder gemeinsam etwas erarbeitet werden? Wir haben basierend auf unseren bisherigen Learnings zusammengestellt, was es beim Einsatz der Tools zu beachten gilt.

Video-Conferencing Funktionen

Die Möglichkeit den Bildschirm miteinander zu teilen gehört heute bereits zur Basisausstattung jedes Video-Conferencing Tools. Der Unterschied liegt im Detail. Für den Einsatz von Klein- bzw. Diskussionsgruppen empfiehlt sich das Feature der «Break-Outs».Diesbezüglich haben wir sehr gute Erfahrungen mit Zoom gemacht, das eine Zuteilung der Teilnehmer in Break-Out Gruppen automatisch oder manuell ermöglicht. Die Zuteilung ist so selbst bei einer grösseren Teilnehmerzahl sehr rasch möglich und auch die Rückholung der Teilnehmer in den Konferenzraum funktioniert einwandfrei.  In den Break-Outs sind die Teilnehmer selbstverantwortlich und ohne Möglichkeit zur Rückfrage unterwegs, daher sind ein exaktes Briefing und eine klare Rollenverteilung im Vorfeld zentral. Wessen Tool über keine Break-Out Funktion verfügt, der kann sich damit behelfen für die Diskussionsgruppen eigene Konferenzräume aufzusetzen, in die die Teilnehmer dann selbständig wechseln können.

Zur Steuerung der Wortmeldungen ist ein «Chat» oder eine «Raise Hands» Funktion eine grosse Unterstützung für die Moderation. Sie ermöglicht es die Beiträge aller Teilnehmenden gleichermassen zu berücksichtigen und unterstützt eine gute und disziplinierte Diskussionskultur. Es empfiehlt sich für die Beobachtung dieser Funktionen einen Co-Moderator an Bord zu haben, da die Aufmerksamkeit des Moderators selbst, im virtuellen Raum ohnehin schon stark gefordert wird.

Workshops, um Themen zu diskutieren, gemeinsam zu bearbeiten und Entscheide auszuhandeln

Gemeinsam ein Thema zu erarbeiten ist im virtuellen Raum deutlich anspruchsvoller als im persönlichen Kontakt. Es gibt bereits einige Tools, die den Dialog und das Erarbeiten von Inhalten sehr gut unterstützen und strukturieren. Zum Brainstorming besticht Trello mitunter durch seine Schlichtheit. Es funktioniert wie eine grosse Pinnwand, auf der Themen gesammelt und unkompliziert geclustert werden können. Auch einfache Prozesse lassen sich damit rasch erarbeiten und darstellen. Was aus unserer Erfahrung aktuell noch nicht so gut funktioniert, ist das Einbinden von Dokumenten. Hier trifft Howspace dafür voll ins Schwarze: das Einbetten von Dokumenten, Fotos und Videos funktioniert einwandfrei und zusätzlich bietet das Tool tolle Funktionen für Chat-Diskussionen sowie für Umfragen und Abstimmungen. Um Stimmungsbilder und Feedback abzuholen oder Abstimmungen durchzuführen können aber auch zusätzliche Tools wie Mentimeter in den Ablauf integriert werden.

Meetings, um Informationen zu teilen und Arbeitsstände zu synchronisieren

Im kleinen Kreis geht es durchaus auch bescheidener. Für die Zusammenarbeit in Teams, ist vor allem eine Funktion zum Document Sharing von Bedeutung. Für unsere interne Zusammenarbeit hat sich der Einsatz von Teams gerade jetzt sehr bewährt. Teams bietet die Möglichkeit, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten oder seine Ideen auf einem Whiteboard zu skizzieren. Als Collaboration-Tools eignen sich hier beispielsweise auch OneNote oder Google Docs.

Wir erforschen laufend Neues! Welche Tools nutzt ihr für welche Art von Meetings und Workshops? Teilt eure Erfahrungen mit uns…

Bei Iris Koblet direkt für unser nächstes Experiment im virtuellen Raum anmelden.