2. April 2020

POMM – Powerful Online Meetings Moderieren

Wie Begegnung im virtuellen Raum gelingen kann. Teil 3

Allgemein | Change | facilitation | Iris Koblet | Transformation | Un-Conference

Episode 3 – Be a good host

Moderation ist ein Balanceakt zwischen Aktivierung der Teilnehmenden, Steuerung der Gruppe und Ergebnisorientierung. Was im persönlichen Kontakt schon gut geübt ist, kann im virtuellen Begegnungsraum zu einer neuen Herausforderung werden. Denn Moderation dient der Anregung und Vertiefung von Interaktion und Kommunikation zwischen Personen und diese verändert sich, wenn wir unsere Gegenüber nicht mehr direkt erleben können.

Der Moderator hat im virtuellen Raum die gleichen Aufgaben wie in der persönlichen Begegnung. Der Aufgabenbogen spannt sich von der sorgfältigen Vorbereitung, über Prozesssteuerung, das Setzen von Impulsen, dem Leisten von Klärungshilfe bis hin zur Ergebnissicherung. Das «Was» zu leisten ist ändert sich bei der Moderation von Online-Formaten nicht, das «Wie» ist an der einen oder anderen Stelle neu zu gestalten.

Vorbereitung

Statt Flipchart, Beamer oder Pinnwand stellt sich die Frage nach Trello, Howspace oder miro, also dem richtigen Einsatz von Collaboration-Tools. Unsere Erfahrungen dazu haben wir in der letzten Episode dieser Serie schon geteilt (https://itsleif.ch/pomm2/). Ebenso wie für das Gestalten von Flipcharts für physische Workshops, muss auch für die Vorbereitung der interaktiven Tools ausreichend Zeit eingeplant werden. Wo ist die Agenda ersichtlich?; Wie kann der rote Faden am besten dargestellt werden?; welche Methoden eignen sich für die einzelnen Arbeitsschritte?; Und wie können diese optimal visualisiert werden? Dabei ist zu berücksichtigen, dass Prozess und Ergebnis am Ende auch dokumentiert sein sollten. Am effizientesten gelingt dies durch das Exportieren der Arbeitsoberfläche. Es lohnt sich also die virtuellen Dokumente gut zu strukturieren.

Ein wichtiger Teil der Vorbereitung ist auch eine realistische Zeitplanung. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden hält vor dem Bildschirm nicht gleichermassen an. Kürzere Arbeitsfenster und regelmässige, dafür kurze Pausen sind empfehlenswert. Auch dafür bedarf es klarer Anweisungen; Kamera und Ton am besten ausschalten, um unerwünschte Nebengeräusche und Einblicke zu vermeiden, und verbindliche Rückkehrzeiten vereinbaren.

Impulse setzen – Sorge für einen energievollen Auftakt

Der Auftakt ist wichtig. Im virtuellen Austausch ist es entscheidend möglichst rasch auf den Punkt zu kommen und die Teilnehmenden zu aktivieren. Ausführliche Einführungen wirken rasch langatmig und senken die Aufmerksamkeit.

Auch der Technikcheck mit den Teilnehmenden ist wichtig, sollte aber nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Am besten ist es die Tools und Links vorab zur Verfügung zu stellen und die Teilnehmenden zu bitten, diese im Vorfeld zu testen. Das Check-in kann gleich als Technik Warm-Up genutzt werden. Beispielsweise durch das Sammeln von Statements am Trello-Board oder durch den Einsatz eines Stimmungsbarometers.

Wie auch im physischen Workshop, ist online genau einzuplanen welche Interaktion zu welchem Arbeitsschritt passt. Durch die technischen Möglichkeiten muss auf den Austausch in Kleingruppen nicht verzichtet werden. Auch im virtuellen Raum sind Kleingruppen (Break-Outs) geeignet Perspektivenvielfalt zu berücksichtigen und Themen schrittweise zu verdichten. Statt Post-it bringen die Gruppen ihre virtuellen Boards zurück ins «Plenum». Im Break-Out gilt: ein klarer Auftrag und eine definierte Rollenverteilung (Moderator, Time-Keeper, Goal-Keeper,…) sind entscheidend für die Ergebnisqualität.

Raum halten  –  Besetze die Moderationsrolle aktiv

Die Fäden steuernd in der Hand zu halten verlangt dem Moderator im virtuellen Raum deutlich mehr Energie ab, da seine Position visuell nicht mehr von den anderen Teilnehmenden zu unterscheiden ist. Auch die Körpersprache kann nicht zustimmend, ermunternd oder fragend eingesetzt werden bzw. dafür, die Aufmerksamkeit zurück zu holen. Das bedeutet, die Präsenz der Moderation muss auch ohne Blickkontakt stets spürbar sein. Schlicht und mit kurzen Worten den Stand der Diskussion wiederzugeben, ist unspektakulär, aber äußerst wirkungsvoll und hilft der Gruppe sich zu orientieren.

Deutlich mehr Einsatz erfordert die Steuerung der Diskussionsbeiträge. Entweder sprechen alle durcheinander oder niemand reagiert. Die fehlende persönliche Interaktion begünstigt Gewohnheiten: extrovertierte Personen tendieren dazu noch aktiver zu werden, introvertierte melden sich hingegen kaum noch. Der Moderator muss umso mehr auf die Einhaltung eingangs einzuführender Spielregeln achten und alle Teilnehmenden aktiv anregen ihre Sichtweisen einzubringen. Aktivierungsfragen wirken im virtuellen Raum am besten in Verbindung mit namentlicher Ansprache.

Darüber hinaus sollte man die Teilnehmenden stets darüber orientieren, womit man im Hintergrund gerade beschäftigt ist, warum etwas allenfalls länger dauert oder auch gar nicht klappt. Verabsäumt man das, riskiert man die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu verlieren. Wartezeiten werden rasch durch Ungeduld geprägt, wenn man das Geschehen nicht verfolgen kann. Ein Co-Moderator, der sich um die Technik kümmert, kann da sehr entlastend wirken.

Bei aller Planung gilt es auch im virtuellen Raum flexibel zu bleiben, und das geplante Vorgehen den Gegebenheiten anzupassen. Mit etwas Übung gelingt auch das.